Registro de Viajeros (SES.HOSPEDAJES)

El RD 933/2021 obliga a registrar y comunicar los datos de viajeros a quienes ejercen, profesionalmente o no, actividades de hospedaje (proporcionar alojamiento a cambio de precio) o de alquiler de vehículos a motor sin conductor. Incluye hoteles, hostales, pensiones, apartamentos y viviendas de uso turístico (VUT, VFT, VV, AT), casas rurales, albergues, campings, colivings y residencias de estudiantes de corta duración, así como las plataformas de intermediación online que comercializan reservas. El arrendamiento con finalidad de vivienda queda fuera del ámbito. La norma desarrolla los arts. 3 y 18.1 de la LO 4/2015 de Seguridad Ciudadana y es de obligado cumplimiento desde el 2 de diciembre de 2024.

Debe comunicarse, por cada estancia o contrato, un conjunto amplio de datos: identidad del viajero (nombre completo, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo) y datos de la transacción (incluidos los medios de pago); en menores de edad se exige el parentesco con un viajero principal. El registro alcanza hasta unos 17 datos básicos, ampliables a 21 o más en determinados supuestos. La comunicación se realiza de forma telemática a la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior y debe presentarse en plazo (en el momento del registro y, en todo caso, en las primeras horas); las plataformas de intermediación comunican cada reserva confirmada o cancelada. Los registros deben conservarse durante tres años.

El registro de viajeros implica tratar un volumen elevado de datos personales —incluidos medios de pago y datos de menores—, lo que exige aplicar el RGPD con rigor: base jurídica de obligación legal (art. 6.1.c), información a los interesados, principio de minimización (recoger solo los datos exigidos y no más), medidas de seguridad y respeto del plazo de conservación de tres años (sin retener fotocopias de documentos de identidad más allá de lo necesario). Esta actividad de tratamiento debe figurar en el Registro de Actividades del Tratamiento (Art. 30 RGPD). Existe una tensión real entre el fin de seguridad ciudadana de la norma y la protección de datos, que se resuelve tratando únicamente lo imprescindible y documentando la licitud.

El incumplimiento de las obligaciones de registro y comunicación se sanciona conforme a la LO 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. La comunicación fuera de plazo o con información incompleta constituye infracción leve (importes en el tramo bajo, del orden de cientos de euros), mientras que la falta de registro o de comunicación puede alcanzar la consideración de grave, con multas que llegan hasta 30.000 €. La cuantía depende del número de viajeros afectados, la reincidencia, la cooperación con la inspección y la capacidad económica; los gestores de varios alojamientos (property managers) saltan con más facilidad al tramo alto cuando se identifica un patrón. La inspección corresponde a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

Un cuestionario adaptativo determina qué obligaciones de Registro de Viajeros aplican a cada cliente y detecta sus brechas. El resultado alimenta los documentos y el universo de controles.

• Protocolo de Registro y Comunicación de Viajeros (RD 933/2021)