Tu comunidad: qué permite la ley y qué no.
Videovigilancia legal, morosos publicables, WhatsApp con consentimiento, contratos Art. 28 con la comunidad y protocolos de brecha 72 horas. Razonamiento auditable sobre la Guía AEPD comunidades, videovigilancia, LPH y la doctrina sancionadora que de verdad aplica.
- 3 preguntas
- sin registro
- sin tarjeta
Situación por situación, con la norma que la impone.
Esto es lo propio del sector. Lo que te toca por tu tamaño o por lo que haces (web, cámaras, datos de salud…) lo ves en «¿Qué me aplica?», con este sector ya marcado.
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Situación 01
Videovigilancia de zonas comunes
Qué puede costar si se incumpleCasos reales: 3.000 € por cámaras que enfocaban la acera (PS/00448/2021) y 600 € por grabar sonido con un cartel incompleto (PS/00146/2022)
- El problema
- Un vecino denuncia las cámaras a la AEPD. La comunidad no tiene acuerdo formal de junta, las cámaras captan parte de la acera y la cartelería no cumple el modelo AEPD.
- Qué exige la normativa
- Acuerdo junta 3/5 (LPH Art. 17.3) · base jurídica Art. 6.1.f RGPD · cartel modelo AEPD doble capa · conservación máxima de un mes · acceso restringido al presidente · log de visualizaciones.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- El agente analiza tu caso (orientación, captación, cartelería actual), cita la Guía AEPD videovigilancia y la Sentencia AN aplicable, y genera el plan de regularización con plantillas listas para imprimir.
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Situación 02
Lista de morosos en el tablón
Qué puede costar si se incumpleCasos reales: 1.000 € (PS/00277/2023) y 10.000 € (PS/00034/2020) a comunidades que colgaron en el tablón la deuda de un vecino
- El problema
- La junta acuerda publicar morosos. El administrador prepara la lista. ¿Puede incluir DNI? ¿Importe? ¿Cuánto tiempo se mantiene? ¿WhatsApp también?
- Qué exige la normativa
- La relación de morosos va en la convocatoria de la junta (Art. 16.2 LPH) · al tablón solo si la notificación personal ha sido imposible, con diligencia del secretario y visto bueno del presidente (Art. 9.1.h LPH) · un acuerdo de junta no basta por sí solo · minimización (piso o nombre + importe, nunca DNI) · retirada al cesar el motivo.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Plantilla de relación de morosos para la convocatoria compatible LPH+RGPD + checklist de comprobación antes de publicar + modelo de diligencia del secretario para el tablón cuando la notificación personal haya sido imposible.
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Situación 03
Grupo de WhatsApp con propietarios
Qué puede costar si se incumpleTratar datos sin base jurídica es infracción del art. 6 RGPD (art. 83.5 RGPD: hasta 20 M€ o el 4 % del volumen de negocio anual, si es mayor); caso real cercano: 2.000 € a una comunidad por difundir por WhatsApp grabaciones de sus cámaras (PS/00379/2022)
- El problema
- El presidente quiere crear un grupo. La AEPD lo considera tratamiento de datos: necesita consentimiento expreso, información previa y alternativa para quien no quiera.
- Qué exige la normativa
- Consentimiento expreso e informado Art. 6.1.a + 7 RGPD · info sobre transferencia internacional inherente · alternativa accesible (tablón, email) · moderación.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Texto del consentimiento individual + cláusula de información · carta a vecinos explicando el flujo · protocolo de moderación · registro de consentimientos exportable si AEPD inspecciona.
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Situación 04
Contrato Art. 28 administrador-comunidad
Qué puede costar si se incumpleCaso real: 1.100 € a una administradora de fincas que subcontrató la nube sin autorización de la comunidad y no le avisó de un ataque (PS/00251/2025)
- El problema
- Sin contrato de encargo (Art. 28.3 RGPD), la comunidad (responsable) y el administrador (encargado) cometen cada uno su propia infracción y pueden ser sancionados por ella. Además, frente a los vecinos perjudicados, ambos pueden responder solidariamente de la indemnización por daños (Art. 82.4 RGPD).
- Qué exige la normativa
- Contrato Art. 28 RGPD · instrucciones documentadas · confidencialidad personal · medidas Art. 32 · subencargados · asistencia · brechas · destino de datos al finalizar · auditoría · registro de tratamientos Art. 30.2.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Plantilla de contrato de encargo administrador-comunidad revisada anualmente. Versionada en RKB. Genera el documento rellenado a partir de los datos de la comunidad.
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Situación 05
Identificación de votos en actas
Qué puede costar si se incumplePublicar más datos de los necesarios es infracción del art. 5.1.c RGPD (art. 83.5 RGPD: hasta 20 M€ o el 4 % del volumen de negocio anual, si es mayor)
- El problema
- El acta recoge cómo ha votado cada propietario. Cuando se publica en tablón con el acta íntegra, vulnera RGPD por exceso si no era imprescindible.
- Qué exige la normativa
- Art. 19 LPH (contenido del acta) · publicación limitada al resultado del acuerdo + datos del Art. 9.1.h · acceso por propietarios al acta completa pero no publicación íntegra.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Plantilla de acta con doble formato: completa para libro de actas y resumen para tablón. El agente te avisa cuando un acuerdo requiere voto nominal en el acta (3/5 LPH).
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Situación 06
Brecha de seguridad · protocolo 72 horas
Qué puede costar si se incumpleNo avisar a tiempo es infracción del art. 33 RGPD (art. 83.4); caso real: 500 € a una administradora de fincas por no avisar a la comunidad del ataque a su proveedor (PS/00251/2025). Aparte, la indemnización a los afectados (art. 82 RGPD)
- El problema
- Robo de portátil con datos de varias comunidades, ataque ransomware al gestor, email comprometido. Tienes 72 horas para notificar a la AEPD.
- Qué exige la normativa
- Notificación AEPD < 72h (Art. 33 RGPD) · notificación a interesados sin dilación si alto riesgo · registro interno Art. 33.5 · evaluación retrospectiva.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Workflow guiado de notificación 72h con borrador AEPD-ready · comunicación tipo a comunidades · checklist de evaluación retrospectiva con mitigantes (cifrado, etc.).
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Situación 07
Inquilinos · qué datos puedes tratar
Qué puede costar si se incumplePedir o tratar datos de más es infracción del art. 5.1.c RGPD (art. 83.5 RGPD: hasta 20 M€ o el 4 % del volumen de negocio anual, si es mayor)
- El problema
- El propietario alquila el piso. La comunidad pretende dar de alta al inquilino en su sistema con todos los datos. No procede: el inquilino se relaciona con el arrendador, no con la comunidad.
- Qué exige la normativa
- Minimización reforzada (Art. 5.1.c RGPD): la comunidad solo trata los datos del inquilino imprescindibles para los servicios comunes (p. ej. acceso o llaves). La relación con la comunidad sigue siendo del propietario, obligado a comunicar su domicilio para notificaciones (Art. 9.1.h LPH).
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Política de datos de inquilinos en cada comunidad · checklist de comprobación cuando entra un inquilino nuevo · modelo de comunicación al propietario arrendador.
Los marcos del catálogo que cubren este sector, con su referencia oficial. Cada uno explica a quién obliga y desde cuándo.
Lo que puede costar no hacerlo.
Seis procedimientos de la AEPD, cada uno con su resolución: morosos en el tablón, cámaras que graban la calle o el sonido, grabaciones difundidas por WhatsApp y una administradora de fincas como encargada del tratamiento
Morosos en el tablón: 1.000 € (PS/00277/2023) y 10.000 € (PS/00034/2020) · cámaras sobre la acera: 3.000 € (PS/00448/2021) · sonido y cartel incompleto: 600 € (PS/00146/2022) · grabaciones por WhatsApp: 2.000 € (PS/00379/2022) · administradora que subcontrata la nube sin autorización: 1.100 € (PS/00251/2025)
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PS/00277/2023 · morosos en el tablón
1.000 €Importe que cita el caso
Una comunidad colgó en su tablón de anuncios, cerrado con llave pero a la vista de cualquiera que entrara en el edificio, una lista de cinco apartamentos con lo que debía cada uno. La AEPD le impuso 700 € por vulnerar la confidencialidad (art. 5.1.f RGPD) y 300 € por no tener medidas de seguridad adecuadas (art. 32), y le ordenó retirar la lista.
CausaLista de morosos en el tablón, a la vista de cualquiera (arts. 5.1.f y 32 RGPD)
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PS/00034/2020 · nombre, piso y deuda en el tablón
10.000 €Importe que cita el caso
Una comunidad expuso en el tablón el nombre, los apellidos, el piso y la deuda de una propietaria; según la comunidad, lo había colgado el administrador anterior porque ella no recogía una notificación. La AEPD le impuso 10.000 € por vulnerar la confidencialidad (art. 5.1.f RGPD).
CausaNombre, piso y deuda de una vecina en el tablón (art. 5.1.f RGPD)
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PS/00448/2021 · cámaras sobre la acera
3.000 €Importe que cita el caso
Las cámaras de una comunidad no enfocaban los portales sino las aceras exteriores de la finca. La AEPD le impuso 3.000 € por captar más de lo necesario (minimización, art. 5.1.c RGPD) y le ordenó corregir su orientación en un mes.
CausaCámaras que graban la vía pública (art. 5.1.c RGPD)
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PS/00146/2022 · cámaras con sonido
600 €Importe que cita el caso
Las cámaras de las zonas comunes de una comunidad grababan imagen y también sonido, y el cartel no informaba como es debido. La AEPD le impuso 300 € por tratar más datos de los necesarios (art. 5.1.c RGPD) y 300 € por no informar (art. 13), y le ordenó quitar el sonido o retirar la cámara y colocar un cartel correcto.
CausaCámaras que graban sonido y cartel incompleto (arts. 5.1.c y 13 RGPD)
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PS/00379/2022 · grabaciones por WhatsApp
2.000 €Importe que cita el caso
Imágenes de las cámaras del portal de una comunidad, grabadas de la pantalla del sistema, acabaron difundidas entre vecinos por WhatsApp. La AEPD impuso a la comunidad, responsable del sistema, 2.000 € por no garantizar la confidencialidad de las grabaciones (art. 5.1.f RGPD).
CausaImágenes de las cámaras difundidas por WhatsApp (art. 5.1.f RGPD)
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PS/00251/2025 · Administraciones Benipon
1.100 €Importe que cita el caso
La administradora de una comunidad (Administraciones Benipon, S.L.), encargada del tratamiento por contrato, contrató un alojamiento en la nube sin la autorización previa y por escrito de la comunidad y sin trasladar sus obligaciones al proveedor; ese proveedor sufrió un ataque informático y la administradora no avisó a la comunidad. La AEPD le impuso 300 € (art. 28.2 RGPD), 300 € (art. 28.4) y 500 € (art. 33.2).
CausaAdministradora de fincas que subcontrata la nube sin autorización y no avisa de la brecha (arts. 28.2, 28.4 y 33.2 RGPD)
8 documentos, cada uno con su base legal.
Se generan a partir del caso de cada empresa: documentos editables para que los revises, con la norma que cumplen a la vista.
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Cartel videovigilancia · modelo AEPD doble capa
Cartel informativo en formato impresión + capa detallada con QR. Cumple modelo oficial AEPD 2024 · texto del Art. 13 RGPD adaptado a comunidad · espacio para identificación del responsable.
Base legal: Art. 13 RGPD + Guía AEPD videovigilancia 2024 (Cap. 5)PDF + Word editable -
Contrato encargado de tratamiento (Art. 28 RGPD)
Contrato administrador ↔ comunidad con todas las cláusulas Art. 28: instrucciones documentadas, medidas Art. 32, subencargados, asistencia, brechas, destino de datos, auditoría, registro Art. 30.2.
Base legal: Art. 28 RGPD + Guía AEPD comunidades (Sección 2)PDF + Word editable -
Lista de morosos · plantilla compatible LPH + RGPD
Modelo de relación de morosos para la convocatoria (Art. 16.2 LPH) + diligencia del secretario para el tablón cuando la notificación personal haya sido imposible (Art. 9.1.h LPH) + protocolo de retirada. Sin DNI.
Base legal: Arts. 9.1.h y 16.2 LPH + Art. 5.1.c RGPDPDF + Word editable -
Acta de junta · formato libro + formato tablón
Plantilla con dos formatos: completo para libro de actas (incluye votos nominales cuando proceda) y resumen para tablón (acuerdo + notificación Art. 9.1.h LPH).
Base legal: Art. 19 LPH + Guía AEPD comunidades (Sección 3.2)PDF + Word editable -
Consentimiento WhatsApp · informado + revocable
Texto del consentimiento individual + carta de información previa explicando finalidad, transferencia internacional, alternativas y revocación. Exportable a PDF para archivo.
Base legal: Arts. 6.1.a + 7 + 13 RGPDPDF + Word editable -
Protocolo notificación brechas 72 horas
Workflow completo: detección · evaluación riesgo · notificación AEPD vía Sede electrónica · notificación a interesados si alto riesgo · registro interno Art. 33.5.
Base legal: Arts. 33 + 34 RGPD + Guía AEPD notificación brechasPDF + Word editable -
Política de privacidad de la comunidad
Política completa adaptada a comunidad: fines, base jurídica, conservación, cesiones, derechos, contacto del responsable (presidente). Para entregar a propietarios y para publicar en tablón / web comunitaria.
Base legal: Arts. 13-14 RGPD + LOPDGDDPDF + Word editable -
Registro de actividades de tratamiento (RAT)
RAT de la comunidad como responsable y RAT del administrador como encargado. Incluye tratamientos típicos (gestión ordinaria, videovigilancia, junta, morosos) con base jurídica, conservación y medidas técnicas.
Base legal: Art. 30 RGPDPDF + Word editable
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Cada cliente del sector ve qué le obliga y por qué, con su artículo; tú revisas lo que exige criterio profesional y lo facturas como servicio tuyo. Te enseñamos cómo, sin compromiso.
~11.000 administradores colegiados gestionando ~1,5 millones de comunidades de propietarios en España.
Lo que te toca a ti, en tres preguntas.
Tu sector ya viene marcado: di cuántas personas sois y qué haces, y verás cada obligación con su porqué y su norma.
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