El registro de tus huéspedes: qué te exige la ley, paso a paso.
El registro documental de viajeros (RD 933/2021) y su parte a las autoridades, los datos de los huéspedes, las cámaras, el marketing y los encargados (channel manager, OTAs). Te decimos qué te obliga y qué no, con su artículo, y te preparamos los documentos del hotel con tus datos para que los revises.
Ficha en preparación. Todavía no tiene todo lo que pedimos a una ficha completa: cinco casos de sanción comprobados, cinco situaciones, cinco plantillas y la base sectorial del copiloto. Los casos que ves están comprobados uno a uno en su resolución de aepd.es.
- 3 preguntas
- sin registro
- sin tarjeta
Situación por situación, con la norma que la impone.
Esto es lo propio del sector. Lo que te toca por tu tamaño o por lo que haces (web, cámaras, datos de salud…) lo ves en «¿Qué me aplica?», con este sector ya marcado.
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Situación 01
Registro de viajeros (RD 933/2021)
Qué puede costar si se incumpleCaso real: 2.000 € a un apartahotel por llevar el registro en hojas sueltas con los DNI escaneados (PS/00331/2023)
- El problema
- Debes registrar a los huéspedes y comunicarlo a las autoridades. ¿Cómo lo haces sin pasarte de datos?
- Qué exige la normativa
- RD 933/2021 · minimización · plazos de conservación · información al huésped · seguridad.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Protocolo de registro de viajeros que concilia el RD 933/2021 con el RGPD, y la información al huésped.
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Situación 02
Channel manager y OTAs
Qué puede costar si se incumpleCaso real: 7.000 € a una cadena cuyos datos de reservas se usaron para estafar a los huéspedes (PS/00133/2024)
- El problema
- Te conectas con OTAs y un channel manager. ¿Quién es encargado? ¿Dónde van los datos?
- Qué exige la normativa
- Contrato Art. 28 · transferencias internacionales · información al huésped sobre las OTAs.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Registro de encargados, contratos Art. 28 y análisis de transferencias.
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Situación 03
Marketing y fidelización
Qué puede costar si se incumpleCasos reales por cookies (art. 22.2 LSSI): 10.000 € a NH Hotel Group por instalarlas antes del consentimiento (PS/00490/2023) y 5.000 € a Riu por un aviso sin la información necesaria (PS/00108/2021)
- El problema
- Quieres ofrecer estancias y promociones a huéspedes pasados. ¿Qué consentimiento necesitas?
- Qué exige la normativa
- Interés legítimo o consentimiento · Art. 21 LSSI-CE · oposición.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Política de comunicaciones y textos de consentimiento.
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Situación 04
Videovigilancia del establecimiento
Qué puede costar si se incumpleGrabar más de lo necesario o sin cartel es infracción de los arts. 5.1.c y 13 RGPD (art. 83.5 RGPD: hasta 20 M€ o el 4 % del volumen de negocio anual, si es mayor)
- El problema
- Tienes cámaras en recepción y pasillos. ¿Hasta dónde puedes grabar?
- Qué exige la normativa
- Proporcionalidad · cartel · prohibición de zonas de intimidad · conservación de un mes como máximo.
- Cómo lo resuelve AIM ÆGIS
- Análisis de cámaras + cartelería + política de videovigilancia hotelera.
Los marcos del catálogo que cubren este sector, con su referencia oficial. Cada uno explica a quién obliga y desde cuándo.
Lo que puede costar no hacerlo.
Cuatro procedimientos de la AEPD contra hoteles y apartamentos turísticos, cada uno con su resolución enlazada
Importes que citan las resoluciones: de 2.000 € (PS/00331/2023) a 10.000 € (PS/00490/2023)
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PS/00331/2023 · Unique Hotel Apartment
2.000 €Importe que cita el caso
En una inspección, la Policía Local de Torrevieja comprobó que el libro de registro de clientes de un apartahotel (Unique Hotel Apartment, S.L.) eran hojas sueltas con los DNI escaneados, y que no se comunicaban los registros a las fuerzas de seguridad. La AEPD le impuso 2.000 € por tratar datos de más (art. 5.1.c RGPD) y le ordenó corregirlo en un mes.
CausaRegistro de viajeros en hojas sueltas con los DNI escaneados (art. 5.1.c RGPD)
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PS/00133/2024 · Pillow Hotels
7.000 €Importe que cita el caso
Días antes de su viaje, una huésped de un alojamiento de Bilbao (Irala by Pillow, de Pillow Hotels, S.L.) recibió un WhatsApp de alguien que se hacía pasar por la directora, la llamaba por su nombre y le pedía la tarjeta con un enlace fraudulento. La AEPD fijó 3.000 € (art. 5.1.f RGPD), 2.000 € (art. 32.1) y 2.000 € por no notificar la brecha (art. 33.1); pagó 4.200 € el 16/05/2024 con las dos reducciones.
CausaDatos de reservas usados para estafar a los huéspedes (arts. 5.1.f, 32 y 33 RGPD)
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PS/00490/2023 · NH Hotel Group
10.000 €Importe que cita el caso
La AEPD comprobó que la web de NH Hotel Group, S.A. instalaba cookies antes de que el usuario diera su consentimiento. Propuso 10.000 € (art. 22.2 LSSI); pagó 8.000 € el 22/03/2024 con la reducción por pago voluntario.
CausaCookies antes del consentimiento (art. 22.2 LSSI)
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PS/00108/2021 · Riusa II (riu.com)
5.000 €Importe que cita el caso
El aviso de cookies de la web de una cadena hotelera (riu.com, de Riusa II, S.A.) se limitaba a decir que usaba cookies para mejorar la experiencia. La AEPD le abrió procedimiento por el art. 22.2 LSSI con 5.000 €; pagó 3.000 € el 20/04/2021 con las dos reducciones.
CausaAviso de cookies sin la información necesaria (art. 22.2 LSSI)
3 documentos, cada uno con su base legal.
Se generan a partir del caso de cada empresa: documentos editables para que los revises, con la norma que cumplen a la vista.
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Protocolo de registro de viajeros
RD 933/2021 + RGPD.
Base legal: RD 933/2021 + Art. 5 RGPDPDF + Word editable -
Registro de encargados (PMS, channel, OTAs)
Contratos Art. 28 + transferencias.
Base legal: Art. 28 + Cap. V RGPDPDF + Word editable -
RAT del hotel
Registro de tratamientos.
Base legal: Art. 30 RGPDPDF + Word editable
¿Llevas clientes de este sector? Ofréceselo con tu marca.
Cada cliente del sector ve qué le obliga y por qué, con su artículo; tú revisas lo que exige criterio profesional y lo facturas como servicio tuyo. Te enseñamos cómo, sin compromiso.
~17.000 hoteles, hostales y alojamientos turísticos en España.
Lo que te toca a ti, en tres preguntas.
Tu sector ya viene marcado: di cuántas personas sois y qué haces, y verás cada obligación con su porqué y su norma.
- 3 preguntas
- sin registro
- sin tarjeta